NBS 사용 사례: IT자산 추적관리
종종 회사에서는 임직원의 업무 목적을 위해 자산을 대여하는 경우가 있습니다. 학교나 공공시설, 기타 회사 업무환경 등에서 인가된 사용자들에게 기기를 대여하고 가용 가능한 재고자산을 조회하거나 추적하는 등 자산관리가 필요합니다.
넷킬러 바코드 스캐너(NBS)는 IT자산 및 재고관리 시스템으로서 실시간으로 자산의 대여현황을 데이터베이스에 저장하여 보여줍니다. 사용자가 직접 디자인한 커스텀 폼과 구글 스프레드시트를 통해 자산의 이동 및 업데이트 현황을 쉽고 정확하게 파악할 수 있습니다.
① 자산관리 폼 및 스프레드시트 생성하기
내가 설계한 시트는 입력폼과 같이 작동하여 매번 바코드를 스캔할 때마다 자산현황이 기록됩니다. 폼 필드값은 구글 스프레드시트의 컬럼으로 생성됩니다. 모든 데이터가 저장되는 구글 스프레드시트는 폼 디자인 후 ‘완료 및 저장하기’[Complete and Save] 버튼을 누르게 되면 내 구글 드라이브에 생성이됩니다.
폼 디자인을 완료하면 [Complete and Save] 를 눌러 퍼블리싱 하기 전에 반드시 [Preview Form] 을 눌러 내가 디자인한 폼을 미리보기 할것을 권장합니다.
가령 미리보기한 폼의 드롭다운 메뉴를 눌러 내가 원하는 옵션을 확인할 수 있습니다. 모바일 기기를 통해 해당 기기의 바코드를 스캔하면 바코드 번호는 폼의 맨 상단의 ‘Barcode’ 섹션에 자동으로 나타나게 됩니다. 날짜와 시간은 ‘Last updated’ 필드 즉 ‘시간 스탬프(Timestamp)’ 필드에 자동으로 기록됩니다. 기기를 대여해주는 관리자는 기기 관련 정보를 입력한 다음 Submit을 눌러 폼을 제출하면 해당 정보가 관리자의 구글 드라이브 스프레드시트에 즉각 기록되는 구조입니다.
[OK] > [Complete and Save] 를 클릭해 폼을 생성합니다. 이제 폼이 생덩되었으므로 모바일기기를 통해 기기 대여를 진행할 수 있습니다. 또한, 해당 폼을 위한 구글 스프레드시트가 자동으로 생성되어 자산관리를 위한 데이터베이스로 활용할 수 있습니다.
“Netkiller Barcode Scanner_2.0” 스프레드시트가 생성되는데 이것을 내 목적에 맞게 이름을 변경할 수 있습니다.
② 재고자산 바코드 스캔하기
모바일 기기 상에서 바코드 스캐너 앱을 실행한 다음 ‘여기를 눌러 스캔하기(Click here to scan)’를 통해 바코드 스캔을 진행합니다. 폼이 나타나면 자산을 관리하는 사용자는 폼에 정보를 입력후 제출하면 됩니다. 바코드 번호와 스캔한 시간 등은 폼에 자동으로 나타납니다. 대여자, 기기종류 등은 관리자가 직접 입력하거나 변경할 수 있습니다.
폼상의 텍스트 필드에 정보를 간단히 입력한 후 드롭다운 메뉴에 옵션을 선택할 수 있습니다. 폼 말미에 대여자의 이름을 입력한 뒤 ‘변경사항 제출’ [Submit changes]을 클릭해 폼을 제출합니다.
스프레드시트의 ‘바코드 스캐너(Barcode Scanner)’ 텝에 모든 자산에 대한 정보과 최근 업데이트 사항을 확인할 수 있습니다.
③ 변경사항 업데이트를 위해 바코드 재스캔하기
자산의 변경사항 업데이트 및 이동내역 추적 등은 바코드를 간단히 재스캔하여 진행할 수 있습니다. 물론 관리자가 스프레드시트상에 직접 업데이트해도 됩니다.
가령 기기의 위치가 대여룸에서 사용 직원에게 할당되었거나 기기를 반납할 경우 모바일 앱을 실행 후 해당 기기의 바코드를 스캔하여 폼상의 기기에 대한 상태 변경사항을 체크한 다음 [submit changes]을 클릭하면 됩니다.
모든 스캔 활동 내역은 스프레드시트의 ‘기록(History)’ 텝에 저장됩니다. 이를 통해 최근 활동내역 및 모든 변경사항 이력에 대한 실시간 추적과 기록이 가능합니다.
즉, 본 ‘History’ 텝에는 바코드 스캔 후 폼 제출때 마다 해당 내용이 모두 기록됩니다. ‘액션(Action)’ 컬럼에는 해당 바코드가 새것인지 아니면 재스캔된 것인지를 알려줍니다. ‘삽입(Insert)’은 새롭게 스캔되어 추가된 바코드를 말하며 ‘업데이트(Update)’는 재스캔된 것을 의미합니다.
이처럼 NBS를 이용하여 자산관리하고자 하는 모바일 입력폼을 만들고 구글 스프레드시트상에 실시간으로 업데이트하여 쉽게 자산관리를 할 수 있습니다.
특히, 구글 스프레드시트를 이용하기 때문에 원하는 목적에 따라 차트나 공식, 스크립트 등을 다양하게 연계하여 이용할 수 있습니다. 지금 NBS 웹사이트를 방문해 무료로 사용해 보세요.
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