G 스위트 계정의 ‘사용자 정지’ 옵션을 통해 사용자가 G 스위트에 엑세스하는 것을 일시적으로 차단할 수 있습니다.
일시 중지된 계정의 사용자는 더이상 G 스위트에 엑세스할 수 없으나 구글 드라이브에 공유된 문서의 경우 공동작업자 여전히 엑세스할 수 있으며, 구글 볼트(Google Vault)를 이용하고 있을 경우 관리자는 eDiscovery를 통해 사용정지된 계정의 이메일과 문서 컨텐츠를 검색할 수 있으므로 편리합니다.
다만 계정을 사용중지 하더라도 해당 계정에 대한 라이센스 비용은 그대로 청구됩니다.
따라서 퇴사자 발생시 라이센스 비용은 줄이고 데이터는 다른 계정으로 일괄 이전하여 비용은 절감하고 상기 구글 서비스의 혜택은 그대로 누릴 수 있는 방법을 각 서비스별로 소개합니다.
준비 및 서비스별 이전
우선 특정 G 스위트 계정을 생성할 수 있습니다. 본 계정은 백업/아카이빙 용도로만 사용되도록 내부적으로 정책을 정할 수 있습니다.
그런다음 사용정지된 계정들에 대해 각 서비스별로 본 백업계정으로 데이터 이전을 진행할 수 있습니다.
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캘린더/연락처
G 스위트 관리자 콘솔의 데이터 이전 서비스를 이용해 캘린더와 연락처를 손쉽게 이전할 수 있습니다. 또는 캘린더와 연락처를 내보내기 및 가져오기를 통해 백업계정으로 옮길수 있습니다.
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구글 드라이브/문서
관리자 콘솔의 문서 소유권 이전 서비스를 이용하여 퇴사자들의 파일과 문서를 G 스위트 백업계정으로 이전할 수 있습니다.
문서가 이전되더라도 공동작업자의 문서 엑세스는 동일하게 유지됩니다. 다만, 문서 소유권이 이전되므로 퇴사자의 문서의 최초 생성 내역 등 활동내역은 삭제되는 문제가 발생합니다.
따라서 본 문서 활동에 대한 내역도 동일하게 이전하기 위해 넷킬러 문서 메타 데이터 아카이브 툴을 이용할 수 있습니다. 본 서비스를 이용하면 퇴사자의 모든 문서에 대한 메타 데이터 정보 및 문서 생성/활동내역을 메타데이터 스냅샷 파일로 스프레드시트상에 정리하여 리포팅을 제공합니다. 이를 통해 퇴사자의 문서에 대한 기록정보도 백업하여 관리할 수 있습니다.
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이메일 및 볼트
하지만 상기 마이그레이션의 경우 퇴사자의 현재 기준 이메일을 마이그레이션하기 때문에 이미 삭제된 이메일은 이전이 되지 않습니다.
만약 귀사에서 구글 볼트를 이용중이라면 구글 볼트에 기록된 모든 이메일을 마이그레이션 하셔야합니다. 구글 볼트는 사용자가 이메일을 삭제한것에 관계없이 모든 이메일이 실시간 아카이빙 기록되는 서비스이므로 볼트 아카이빙 이메일을 백업 계정으로 이전해야 모든 이메일을 온전히 이전 및 검색할 수 있습니다.
– 구글 볼트 검색 화면 –
볼트의 경우 MBOX 파일 형식으로만 백업이 가능하므로 MBOX 파일로 아카이빙 이메일 데이터를 다운로드 한 다음 PST 파일 포맷으로 변환한 뒤 백업계정으로 데이터 이전을 진행 하셔야 합니다. 넷킬러 PST 변환 서비스를 이용하면 파일 용량에 관계없이 MBOX파일을 PST파일로 쉽게 변환한 다음 이를 백업 계정에 마이그레이션 할 수 있습니다.
귀사를 위한 최적의 클라우드 이전
회사 정책별로 데이터를 로컬에 백업하거나 구글 클라우드 혹은 제3의 백업 스토리지로 이전이 필요한 경우가 있습니다. 넷킬러는 이와 같은 다양한 시나리오별로 고객을 위한 최적의 마이그레이션을 위한 서비스와 솔루션을 보유하고 있습니다.
데이터 마이그레이션을 통해 비용 절감 및 자사의 데이터를 안전하게 보관하고 언제든지 쉽게 찾거나 복원할 수 있는 방법을 원하시면 넷킬러로 연락하시어 무료 상담을 받아보시길 바랍니다.
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