퇴사자의 Google Workspace 데이터를 포기하지 않고,
앞으로는 AI에게 정리시키고 물어보세요.
매월 7불이나 하는 Google Workspace Archived License 필요 없이, 퇴사자 데이터 보관부터 활용까지 사내 AI 서버로 해결하세요. 과거의 인수인계 자료나 프로젝트 히스토리가 필요할 때, AI에게 질문하면 정확한 답변과 출처를 즉시 제공합니다.
퇴사 발생
· 인사 시스템에서 퇴사 확정
· 계정 정지 · 데이터 보존 대상 지정
GWS 데이터 백업하기
· Gmail · Drive · Calendar · Chat
· 등 모든 자료 백업
AI in a Box 업로드
· 사내망 업로드 → 문서 정제
· 벡터 색인 생성(RAG)
채팅으로 질의
· Open WebUI에서 자연어 질문
· 출처 문서와 함께 답변
퇴사 발생부터 질의응답까지 — 전체 흐름 · Dell Pro Max with GB10 · LLM UI · 사내망 단독 구동
퇴사자 데이터는 남아 있지만, 아무도 찾지 못합니다
수십 GB의 백업 압축 파일이 스토리지에 쌓여 있을 뿐, 파일명으로만 찾을 수 있습니다.
매월 7불이나 하는 계정당 유지 비용
외부 AI 사용 불가
4 단계로 끝납니다
퇴사 확정 및 보존 지정
보존 기간과 열람 권한자를 함께 지정합니다.
GWS 데이터 백업
Google Workspace Gmail · Drive · Calendar · Chat 데이터를 모두 백업합니다.
백업된 보관본을 사내망으로 업로드합니다. 이 과정은 퇴사 시 1회만 수행합니다.
업로드가 끝나면 퇴사자 계정을 정리하여 GWS 아카이빙 라이선스 비용을 아낄 수 있습니다.
AI in a Box에 업로드 · 색인
퇴사자별로 워크스페이스가 분리되어, 권한이 없는 사용자는 해당 자료에 접근할 수 없습니다.
모든 처리는 장비 내부에서 수행되며 외부로 데이터를 전송하지 않습니다.
채팅으로 질의
보존 기간과 열람 권한자를 함께 지정합니다.
데이터는 사내망을 벗어나지 않습니다
관리자 작업 구간
Google Workspace
Gmail — 메일 · 첨부파일
Drive — 문서 · 스프레드시트
Calendar — 일정 · 회의 기록
Chat — 대화 이력
대상자 GWS 계정의 모든 데이터 백업
사내망 (폐쇄 구간)
AI in a Box · Dell Pro Max with GB10
아카이브 스토리지 — 퇴사자별 워크스페이스 분리 보관
RAG 색인 · 로컬 추론 — 외부 API 호출 없음
LLM UI — 권한이 부여된 담당자만 질의 가능
GWS 데이터 백업 이후의 모든 저장 · 색인 · 추론은 사내망 내부에서 처리됩니다. 퇴사자 데이터가 외부 AI 서비스로 전송되지 않으므로, 개인정보 · 영업비밀 반출 이슈에서 자유롭습니다.
시스템 구성
검증된 오픈 스택을 하나의 장비에 사전 통합하여 출하합니다. 고객이 조립하거나 별도로 설치할 것은 없습니다.
업무 인터페이스
LLM UI
지식 · 검색
내장 RAG 파이프라인
GWS 백업 데이터 정제 → 청크 분할 → 임베딩 색인 → 출처 기반 응답 생성
추론 서빙
LLM
Google Gemma 등
보안 · 거버넌스 — 전 계층 공통
* 오픈 웨이트 구성으로, 모델 교체 시 상위 계층 변경 없이 모델만 교체합니다.
이런 질문에 답합니다
아카이빙 워크스페이스 : 2026년 퇴사자
김OO 책임이 담당했던 A사 계약, 갱신 조건이 어떻게 협의되고 있었죠?
AI
2026년 1월 A사와 주고받은 메일에서 갱신 조건 논의가 확인됩니다.
· 계약 만료일 : 2026년 9월 30일 (자동 갱신 조항 없음)
· 쟁점 : 단가 3% 인상 요청, 유지보수 범위 확대 요구
· 마지막 진행 상황 : 2026년 2월 A사 검토 회신 대기 중
인수인계 문서에는 이 내용이 포함되어 있지 않습니다.
출처 — Gmail · RE: A사 계약 갱신 건 (2026-02-11) / Drive · A사_계약검토_v3.docx
Open WebUI 질의 화면 예시 — 답변 하단에 근거 문서 출처가 표시됩니다
하드웨어 사양
자주 묻는 질문
Google Workspace 계정 데이터가 수십 GB인데 처리할 수 있나요?
4TB 스토리지 기준으로 다수 퇴사자의 아카이브를 보관할 수 있습니다. 색인은 업로드 시 1회 수행되며, 이후 질의 응답 속도에는 영향을 주지 않습니다. 저장용량은 스토리지 추가로 확장할 수 있습니다.
첨부파일 안의 내용도 검색되나요?
PDF · Office 문서 등 텍스트 추출이 가능한 첨부는 색인 대상에 포함됩니다. 스캔 이미지 문서는 OCR 적용 여부를 도입 시 협의합니다.
답변이 사실과 다르면 어떻게 확인하나요?
모든 답변에 근거 문서의 출처가 표시됩니다. 원문을 바로 열어 확인할 수 있으며, 근거를 찾지 못하면 답을 지어내지 않고 자료 없음으로 응답하도록 구성합니다.
더 좋은 모델이 나오면 장비를 바꿔야 하나요?
아닙니다. 상위 계층을 유지한 채 모델만 교체합니다. 신규 모델 검증 및 적용은 유료 서비스로 제공합니다.
기존 퇴사자 자료도 소급 적용할 수 있나요?
이미 보관 중인 GWS 백업본이 있다면 그대로 업로드해 색인할 수 있습니다.
개인정보 보호법상 문제가 없나요?
보존 목적 · 보존 기간 · 접근 권한, AI 활용이 사내 정책으로 이미 마련되어 있었다는 것을 전제로 합니다. 시스템은 해당 정책을 강제할 수 있는 통제 수단(권한 분리, 감사 로그, 기간 경과 파기)을 제공합니다.