“인터넷 팩스나 PDF 첨부 파일을 자동으로 구글 드라이브에 업로드”
[2009년 서비스 종료된 구글 독스 이메일 파일 업로드 기능]
1. 출시 배경
인터넷 팩스 수신이나 PDF, TIFF 등으로 이메일로 첨부되어 오는 컨텐츠는 수신 메일의 용량도 문제지만 나중에 찾아보기 어렵고 동료와의 공유에도 다시 이메일로 전송해야 하는 등 불편한 부분이 많습니다.
예전에 구글 독스에서 이메일을 통한 파일 업로드 기능을 제공하였었는데 2009년도에 서비스에 인기가 없다는 이유(?)로 정리되어버렸었고 이로 인해 적지 않은 파워 유저들의 실망이 컸었던 것으로 기억합니다.
이에 드디어 넷킬러_독스에서 이메일을 통한 구글 드라이브 파일 업로드 기능을 ‘넷킬러_독스 엔터프라이즈’ 고객사를 위하여 아래와 같이 내부 릴리즈를 하였습니다. 안정화를 거쳐 조만간 여러분께 릴리즈될 예정이므로 본 블로그를 통해 미리 소개드립니다.
2. 기능 활성화와 사용 방법
[넷킬러_독스에서 제공하는 이메일 파일 업로드 기능 활성화 화면]
본 기능을 사용하기 위해서는 (1)’넷킬러_독스 엔터프라이즈 버전’ 관리자가 ’email files to upload’ 기능을 (2)넷킬러_독스 도메인 관리 설정에서 활성화하신 후 (3)각 사용자는 위 화면과 같이 넷킬러_독스에서 파일 업로드(Upload)할때 나타나는 팝업창에서 Settings(설정)을 선택하여 기능을 켜주어야합니다.
넷킬러_독스에서 미리 지정한 이메일 주소(추후 공개 예정입니다.)를 수신자로 하여 첨부 파일이 포함된 이메일을 전달해주시면 해당 발신자의 이메일과 사용자 정보를 대조하여 이메일 파일 업로드 기능이 켜져있을 경우 해당 계정의 구글 드라이브에 첨부 파일을 업로드합니다.
이러한 방식으로 구글 드라이브에 파일이 업로드 완료되면 이메일로 성공 메시지가 전송되며, 만일 본 기능이 자신의 계정에 활성화되어 있지 않은채 이메일 첨부 파일 전송을 시도하셨다면 기능을 활성화 하는 방법이 포함된 안내 메시지가 발신자에게 전송됩니다.
3. 이메일 자동 필터 기능에 연동시켜 자동화하기
인터넷 팩스 등 특정 발송자에서 보낸 첨부파일 이메일에 대하여 ‘이메일 자동 필터 기능’을 응용하여 넷킬러_독스에서 지정한 이메일 주소로 전달이 되게 하실 수 있습니다.
이렇게 하면 굳이 매번 파일 업로드 작업을 실행할 필요 없이 지정된 양식의 이메일 수신 시 자동으로 구글 드라이브 파일 업로드가 진행됩니다.
넷킬러_독스 이메일 첨부 파일 업로드 기능은 여러개의 첨부 파일에 대해서도 한꺼번에 지원되며 (1)첨부 파일의 이름이 문서의 제목 그리고 (2)이메일 제목과 내용이 문서의 설명 부분에 반영되므로 (3)구글 드라이브 검색 기능을 통해 해당 첨부 파일을 검색할때도 편리합니다.
특히 (4)모바일 스마트폰에서 구글 드라이브앱을 설치하신 상태라면 매번 이메일을 열어 첨부 파일을 찾으실 필요 없이 구글 드라이브앱에 보관된(오프라인 저장) 문서를 쉽게 찾아 보실 수 있으므로 외근 시 매우 유용합니다.
본 기능은 ‘넷킬러_독스 엔터프라이즈’ 버전 고객사에게 릴리즈될 예정이며, ‘넷킬러_독스 문서 보안 등급’ 기능과 함께 연결시켜 업로드된 문서에 대하여 내부 문서 보안 등급이 지정되어 같은 보안 등급 이상의 사용자들과만 공유할 수 있도록 응용할 수 있습니다.
대단히 감사합니다.