화면 설명: 콜러베이트 메인 화면의 왼쪽에 추가된 실시간 구글 드라이브 활동 정보 리스트
구글 드라이브의 강력한 공유 기능은 파일 작업에 있어서 공동 협업을 증가시키지만 이에따라 공유와 협업이 증가될 수록 자신이 만들어 공유해주거나 다른 사람으로부터 공유받은 파일과 문서가 현재 어떻게 이용되고 있는지 파악하기가 매우 어렵습니다.
‘콜러베이트’에서 이번에 릴리즈한 ‘실시간 구글 드라이브 활동 정보 리스트 바로 보기 기능’은 학교나 기업에서 동료와 문서를 공유하였는데 언제 그 문서가 열람되었는지 혹은 다른 사람들에게도 공유되거나 변경되고 있는지 등을 실시간으로 모두 확인하고 추적할 수 있습니다.
특히 엔터프라이즈 기업의 경우 특정 문서에 대하여 변동 내용을 다운로드 받아 보관할 수 있으며, 구글 드라이브의 파일 활동을 추적함으로써 회사내 문서와 파일에 대한 보안 관리에 큰 도움이 됩니다.
자신이 소유한 파일은 물론 외부에서 자신에게 공유를 걸어준 파일 모두에 대하여 실시간 활동 추적이 되므로 ‘콜러베이트’를 사용하면 구글 드라이브의 공유와 협업이 늘어나더라도 안전하게 파일을 관리할 수 있습니다.
본 기능에 대한 간단한 사용법은 콜러베이트 로그인 후 메인 페이지에서 Google Drive Activity Report 기능을 켜두시면 이때부터 탐지되는 모든 활동이 기록되고 메인 화면에 나타나기 시작합니다.
메인 페이지에서 관심이 있는 활동 항목을 마우스로 선택하시면 아래와 같이 상세한 내역을 보여주는 팝업을 확인하실 수 있습니다.
화면: 선택한 항목의 파일에 대한 실시간 활동과 히스토리를 보여주는 팝업
팝업의 히스토리탭은 해당 활동이 일어난 시간과 새로운 변화가 생겨서 탐지(Logged)된 시간을 함께 보여줍니다. 특히 Revision 탭에서는 각 변동 사항을 PDF로 저장하기 기능을 제공합니다.
자신의 구글 드라이브와 자신과 공유된 외부 구글 드라이브 파일에 대한 모든 활동을 확인하고자 하신다면 콜러베이트 메인 메뉴에서 ‘Report’ 리포트 메뉴에 들어가시면 아래와 같이 확인이 가능합니다.
화면: 개인 구글 드라이브 계정과 구글앱스 도메인 전체에 대한 실시간 구글 드라이브 활동 리스트 보기
개인 지메일이나 구글앱스 일반 사용자 계정의 경우 자신의 구글 드라이브에 나타나는 모든 파일에 대한 실시간 활동이 리스트로 나타나고 화면에 보이는 결과를 CSV로 뽑아 이메일로 받아보실 수 있습니다.
참고로 콜러베이트 관리자 계정의 경우 자신뿐만 아니라 구글앱스 도메인 전체 사용자에 대한 실시간 활동 탐지와 추적이 가능합니다. 다만 이 경우 실제 컨텐츠 내용에 접근하기 위해서는 해당 파일에 대한 권한을 가지고 있어야 합니다.
자신이 권한이 없더라도 문서의 보안 등급에 따라 컨텐츠 내용에 접근하고 관리할 수 있는 기능은 콜러베이트(구 넷킬러_독스) 문서 보안 등급 기능 https://wp.netkiller.com/2013/05/blog-post_7.html 을 참고하여 주십시요.
대단히 감사합니다.