전세계 많은 사용자들이 이용하는 Google 드라이브에서 사용자 개인 정보와 관련된 데이터 위반 사실이 최근 많이 밝혀지고 있습니다.
구글은 이 문제를 해결하기 위해 해당 사용자의 구글 문서도구를 비활성하거나 드라이브의 모든 데이터를 정기적으로 백업하는 등의 조치를 취했습니다. 이 두가지 변경 사항은 사소하지만, 개선에 많은 도움이 되었습니다. 구글이 이처럼 앞서 대응하는 것도 좋지만, 사용자 스스로 몇가지 설정을 통해 개인정보 데이터 관련 이슈의 발생 가능성을 사전에 줄이는 것이 중요합니다. 이를 위해 사용자가 취할 수 있는 방법 3가지를 정리하였습니다.
다음은 구글 드라이브에 데이터를 안전하게 보관하기 위한 방법입니다.
1. 구글 드라이브 설정하기
1단계: 회사 데이터를 활용하기 위해서 먼저 구글 계정을 만듭니다. 구글 비즈니스 계정은 빠르고 간단하게 만들 수 있습니다.
2단계: 사용할 저장소를 만들기 위해 구글 드라이브에 접속합니다. 많은 기업들이 박스(Box)나 드롭박스(Dropbox)와 같은 서비스를 이용하지만 구글 드라이브는 별도의 폴더를 설정해 사용할 수 있어서 불필요한 업무를 줄일 수 있고 또한 관리도 용이합니다.
3단계: 문서를 만듭니다. 구글 드라이브 저장소를 통해 서비스를 이용할 수 있습니다. 새 문서를 작성하기 위해서 “새로 만들기” 를 선택하세요. 구글 문서는 일반적인 워드프로세서에서 가능한 모든 작업을 수행할 수 있습니다. 그러나 내용에 따라 구글 문서에 입력이 “제한된 항목”이 있습니다.
2. 공유 정책 만들기
신규 사용자나 기존 고객 관계없이 회사나 조직 외부에 문서를 공유하려는 경우 해당 정보를 공유할 대상 그리고 공유 방법에 대한 정책을 만들어 두는 것이 좋습니다. 예를 들어 작업 중인 문서는 비공개로 설정할 수 있습니다. 규모가 큰 글로벌 고객 혹은 동료와 협업할때 매우 유용합니다. 또한 관리자는 몇번의 클릭으로 파일 공유를 서브 조직별로 완전히 비활성화 할 수 있습니다.
3. 구글 드라이브의 데이터 보호
구글 드라이브는 외부 사람들과 파일을 공유할 수 있는 매우 유용한 저장소입니다. 구글 드라이브는 파일을 전달하기 위해 다른 컴퓨터 혹은 서버에 복사하고 붙여넣을 필요가 없는 장점을 가지고 있습니다. 또한 언제든지 액세스 해야 하는 주요 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다. 이에 따라 데이터는 전 세계적으로 공유되면서, 사람들이 더 쉽게 접근할 수 있게되었습니다. 반면에 파일은 회사 내부에서 공유되기도 하고 외부에 유출될 수도 있습니다. 정보가 외부에 유출된다면 어떻게 알 수 있을까요? 알 수 있는 방법이 있습니다. 구글은 계정 안전과 관한 정보가 포함된 보안 경고를 구글 드라이브의 모든 사용자에게 이메일로 알리고 있습니다. 회사 소유자는 이 정보를 사용해 구글 드라이브 계정을 모니터링 할 수 있습니다.
구글 파트너
넷킬러는 2008년부터 국내 최초 Google 파트너로 활동하고 있으며, 넷킬러 ISMS(Netkiller ISMS Data Loss Prevention Platform) 및 Google 드라이브 보안 스캔(Google Drive Security Scan) 서비스를 통해 구글 워크스페이스 사용자가 구글 드라이브 데이터를 보호하고 저장할 수 있도록 전문적으로 지원합니다. 구글 워크스페이스를 데이터 유출로부터 가장 안전하게 보호하는 방법에 대한 정보나 상담을 원하시면 넷킬러로 문의하세요.