Googleドライブデータを保護するための3つの簡単な使い方

世界中の多くのユーザーが利用するGoogleドライブにおいて、ユーザーの個人情報と関連したデータ違反事実が、最近多く明らかになっています。

Googleはこの問題を解決するため、該当ユーザーのGoogle文書ツールを無効化したり、ドライブのすべてのデータを定期的にバックアップするなどの措置を取りました。この二つの変更点はささいなものの改善には大いに役立ちました。Googleがこのように先に対応するのも良いですが、ユーザー自らいくつかの設定を通じて個人情報データ関連イシューの発生可能性を事前に減らすことが重要です。そのため、ユーザが取りうる3つの方法を整理しました。

次は、Googleドライブにデータを安全に取り込むための方法です。

1. Googleドライブ設定

第1段階：会社のデータを活用するために、まずGoogleアカウントを作ります。Googleのビジネスアカウントは迅速かつ簡単に作成することができます。

第2段階：使用するリポジトリを生成するためGoogleドライブに接続します。多くの企業はボックス（Box）やドロップボックス（Dropbox）のようなサービスを利用しますが、Googleドライブは別途のフォルダを設定して使うことができるので不必要な業務を削減でき、管理も容易です。

第3段階：文書を作成します。Googleドライブリポジトリを通してサービスを利用できます。新しい文書を作成するために「新しく作成」を選択します。Google文書は、一般的なワープロで可能なすべての作業を行うことができます。しかし、内容によってはGoogle文書に入力が「制限された項目」があります。

2. 共有政策作り

新規ユーザーや既存顧客を問わず、会社や組織の外部に文書を共有する場合、当該情報を共有する対象及び共有方法についてのポリシーを作成しておくことが望まれます。例えば、作業中の文書は、非公開で設定することができます。規模の大きいグローバル顧客や同僚とのコラボレーションに最適です。また、管理者は数回のクリックでファイル共有をサブ組織ごとに完全に無効にできます。

3. Googleドライブのデータ保護

Googleドライブは外部の人とファイルを共有できる便利なリポジトリです。Googleドライブはファイルを送信するため、他のコンピュータやサーバにコピーして貼り付ける必要がないという長所を持っています。また、いつでもアクセスする必要がある主な文書を簡単に見つけることができます。これによってデータは世界中で共有され、人々がより容易にアクセスできるようになりました。その反面、ファイルは会社内部で共有されたり、外部に流出する可能性があります。情報が外部に流出したらどうやって知ることができますでしょうか。知る方法があります。Googleはアカウントの安全に関する情報が含まれたセキュリティ警告をGoogleドライブのすべてのユーザーにEメールで知らせています。会社所有者はこの情報を使用してGoogleドライブアカウントをモニタリングすることができます。

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